Background Color:
 
Background Pattern:
Reset
Share on Facebook

Prijzen: De TOC Academy werkt voor een aantal trainingen met Waardebepaling Achteraf (WBA). Klik hier voor meer informatie.

Prioriteren met Outlook
Er zijn momenteel geen trainingen gepland. Neem voor meer informatie contact op met ons secretariaat: 088-240 42 90

Prioriteren met Outlook


Dé uitbreiding op GTD

David Allen ontwikkelde Gettings Things Done®, de succesvolle methode om 'je hoofd en inbox leeg te maken'. Getting Things Done® (GTD®) is een stress- en timemanagementsysteem, waar met name kenniswerkers veel profijt van hebben. Velen volgden de training Gettings Things Done®, waar een prima basis wordt gelegd om anders om te gaan met alles wat er in je dagelijkse leven op je af komt. GTD® heeft echter volgens velen iets extra's nodig: Prioriteren van de taken.


Welke taak eerst?
Een terugkerende opmerking bij GTD® is: "Nu heb ik een aantal taken op mijn 'Eerstvolgende actielijst' staan, maar ik heb geen idee welke taak ik eerst moet doen." Gevolg is 'cherrypicking' (de leukste taken eruit halen) of zelfs stilstand (besluiteloosheid). De gevolgen daarvan zijn helaas niet wat met GTD® beoogd wordt, het levert dan namelijk stressmanagement met als resultaat meer stress.

Prioriteren van de taken op de 'Eerstvolgende actielijst' zou vanzelf moeten gaan. Als professional hoor je ten eerste wel te weten welke taken überhaubt op je takenlijst terecht moeten komen en ten tweede welke taken de prioriteit horen te hebben. Dat is waar, tenzij je het overzicht (al een tijdje) kwijt bent en wellicht daardoor geneigd bent om veel acties in één week te stoppen - waardoor het onderhanden werk toeneemt en daarmee de doorlooptijd. GTD® biedt absoluut structuur, toch zouden wat extra handvatten en een systeem om de taken een prioriteit te geven voor velen enorm helpen.

Buffermanagement
Hiervoor is een oplossing bedacht, gebaseerd op de Theory Of Constraints (TOC) van Eli Goldratt. Door gebruik te maken van buffermanagement is het mogelijk om prioriteit te geven aan taken, zonder dat er direct planningstools, gant-charts etc. aan te pas hoeven te komen. Het is gebaseerd op 'Simplified Drum-Buffer-Rope' en gaat ervan uit dat de bewerkingstijd van een taak significant kleiner is dan de doorlooptijd. Naarmate de noodzakelijke opleverdatum van een taak meer in zicht komt, wordt de taak 'belangrijker'. 

Outlook
De toevoeging van buffermanagement  heeft nu een toepassing in Outlook. Vanuit GTD® bent u wellicht al gewend om met de sneltoetsen van Outlook te werken om uw inbox leeg te maken en taken te creëren in uw 'eerstvolgende actielijst', de 'later/misschien lijst', de 'wachten-op lijst', de 'agenda' en de 'projecten lijst'. Voor Outlook is nu een extra add-on ontwikkeld waarin de toevoeging van Buffermanagement is opgenomen. Door gebruik te maken van de takenlijst van Outlook in combinatie met een algoritme om de prioriteit te bepalen wordt het makkelijker om tot juiste actie over te gaan. We werken met duidelijke kleuren om de prioriteit aan te geven.


Buffermanagement en Gettings Things Done: Een ideale combinatie!


Naast prioritering van taken is het tevens van belang alleen díe taken op de lijst te krijgen die daar ook echt horen.




Voor veel taken geldt dat de doorlooptijd veel langer is dan de bewerkingstijd. Hier speelt buffermanagement op in.


Doel
 

Na afloop van de training beschikt de cursist over de kennis en vaardigheden om taken te prioriteren via Outlook. Ook de Outlook applicatie van de deelnemer is aan het einde van de training aangepast op het gebruik van buffermanagement in combinatie met Getting Things Done. 

Doelgroep
Gebruikers die bekend zijn met Getting Things Done® (GTD®) én die gebruik maken van Outlook (v.a. versie 2007).

Duur
De training duurt een halve dag.









De Outlook add-on werkt vanaf Office 2007 voor Windows

 

Programma
Na wat extra aandacht voor de vraag 'Welke taken horen eigenlijk op mijn takenlijst thuis?" gaan we direct aan de slag met Buffermanagement. De deelnemers die een laptop met Outlook mee hebben genomen krijgen tijdens de training uitbreiding op Outlook geïnstalleerd, waarna het geleerde in de praktijk gebracht wordt.

Afsluiting

Deelnemers ontvangen na afloop van de training een Bewijs van deelname.

TOC Keywords:
S-DBR, TP

 

Getting Things Done® en GTD® zijn geregistreerde handelsmerken van de David Allen Company

De Outlook add-on wordt ter plaatse geïnstalleerd, wanneer de deelnemer een laptop met Outlook meeneemt.